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離職人員不還備用金 財務及流程上咋處理

其他知識點 2025-09-09 15:47:58

問題來源：

費用報銷制度關注要點舉例：
1.員工借款
（1）借款性質(zhì)：備用金、臨時借款的范圍；
（2）借款限額：普通員工、經(jīng)理級別+分部門（業(yè)務部、后勤）；
（3）審批：日常的備用金形式的，X金額之下的借款——部門經(jīng)理非日常的，X金額以上的借款——總經(jīng)理；
（4）還款：還款時間、強制還款條件等。
2.差旅費
（1）標準：員工級別、城市類別；
（2）補貼項目：交通補、餐補、住宿、帶車出差；
（3）報銷方法：實報實銷/大包干。
3.會議費
（1）報銷單（簽字齊全）；
（2）發(fā)票；
（3）會議通知；
（4）現(xiàn)場照片；
（5）簽到表；
（6）承辦方的會議費用明細單。
查看完整問題

程老師

2025-09-10 13:40:28 1350人瀏覽


遇到離職人員不歸還備用金時，應立即啟動內(nèi)部溝通→正式催收→財務處理→法律途徑的升級流程。最重要的是，公司應從根本上優(yōu)化備用金管理制度，將還款約束與離職流程深度綁定，從而降低此類風險發(fā)生的可能性。

內(nèi)部溝通與提醒

  • 首先通過郵件或書面形式向該員工發(fā)送友好提醒，明確列出應歸還的備用金金額、原定歸還日期及當前超期情況

  • 抄送其原部門主管及HR負責人，形成內(nèi)部監(jiān)督壓力

  • 建議附上原始借款申請單掃描件作為證據(jù)

正式催收通知

若提醒后3個工作日內(nèi)無回應，應發(fā)送正式催收函件，包含：

  • 借款時間、金額及用途

  • 公司規(guī)定的還款期限

  • 超期未還可能產(chǎn)生的后果（如影響個人征信、法律途徑解決等）

  • 明確的聯(lián)系方式及還款賬戶信息

財務處理流程

短期處理（1個月內(nèi)）

  1. 將該筆款項轉(zhuǎn)入“其他應收款-逾期借款”科目單獨管理

  2. 停止該員工所有未報銷費用及未支付薪酬的處理

  3. 準備相關憑證文檔：借款單、催收記錄、勞動合同等

中期處理（1-3個月）

  1. 如金額較大，考慮計提壞賬準備，減少對當期利潤的影響

  2. 定期向管理層匯報催收進展

  3. 通過薪酬抵扣（如最后一個月工資足夠覆蓋且符合當?shù)貏趧臃ㄒ?guī)）

長期未還處理（3個月以上）

  1. 啟動法律程序，發(fā)送律師函正式催收

  2. 考慮向法院申請支付令或提起訴訟

  3. 在年度審計時作為壞賬損失處理，但保留追索權


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