1. 會(huì)不會(huì)影響勾選？：會(huì)的。 這些無關(guān)的發(fā)票會(huì)混在公司的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票池中，干擾財(cái)務(wù)人員的視線，增加篩選工作量，極易導(dǎo)致誤勾選。

2. 能不能不管？：不能。 如果誤勾選了這些用于個(gè)人消費(fèi)的發(fā)票并進(jìn)行抵扣，屬于違法行為，稅務(wù)稽查中發(fā)現(xiàn)將面臨補(bǔ)繳稅款、滯納金、罰款以及納稅信用等級下調(diào)的風(fēng)險(xiǎn)。

3. 如何處理？：需要從制度流程和系統(tǒng)操作兩個(gè)層面進(jìn)行管理。

比較好的處理方式（系統(tǒng)+制度）

最好的方式是“前置預(yù)防”和“過程管控”相結(jié)合，而不是等發(fā)票都開進(jìn)來了再事后處理。

1. 制度與流程建設(shè)（治本之策）

• 明確規(guī)章制度并宣貫：

  • 在公司《財(cái)務(wù)報(bào)銷制度》中明確寫明：嚴(yán)禁員工開具公司名稱的增值稅專用發(fā)票用于個(gè)人消費(fèi)。明確告知員工，這種行為會(huì)給公司帶來稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，且財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕接收此類發(fā)票。

  • 通過培訓(xùn)、郵件、內(nèi)部通告等方式反復(fù)對全體員工進(jìn)行宣導(dǎo)，講明利害關(guān)系。

• 規(guī)范報(bào)銷流程：

  • 要求所有報(bào)銷人員在提交發(fā)票時(shí)，必須在發(fā)票背面簽字注明事由（例如：招待客戶XX公司、辦公室采購文具等）。

  • 報(bào)銷單上必須有部門負(fù)責(zé)人審批，審批人需要對費(fèi)用的真實(shí)性和合理性負(fù)責(zé)。

• 建立懲戒機(jī)制：

  • 對于屢次違規(guī)開具公司專票用于個(gè)人行為的員工，可以進(jìn)行口頭警告、通報(bào)批評等，將其行為與績效考核適度掛鉤。

2. 系統(tǒng)與操作管理（技術(shù)手段）

• 設(shè)置發(fā)票池進(jìn)行隔離（推薦做法）：

  • 這是目前最有效的方法。您可以向公司的稅務(wù)系統(tǒng)或ERP軟件服務(wù)商提出需求，開發(fā)一個(gè)“待確認(rèn)發(fā)票池”或“個(gè)人發(fā)票標(biāo)記”功能。

  • 流程：所有勾選平臺(tái)同步到的發(fā)票，先全部進(jìn)入這個(gè)“待確認(rèn)”模塊。財(cái)務(wù)人員或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需要在此模塊對每一張發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)：

    • 屬于公司業(yè)務(wù)的，標(biāo)記為“可抵扣”或“可報(bào)銷”，然后進(jìn)入正式的勾選認(rèn)證環(huán)節(jié)。

    • 屬于個(gè)人行為的，標(biāo)記為“個(gè)人消費(fèi)”或“不可抵扣”，系統(tǒng)則自動(dòng)將其隱藏或歸檔，不會(huì)出現(xiàn)在后續(xù)的勾選界面中。

  • 這樣就從源頭上凈化了勾選平臺(tái)的數(shù)據(jù)。

• 定期清理與核對：

  • 如果系統(tǒng)功能暫時(shí)無法實(shí)現(xiàn)，財(cái)務(wù)部必須建立定期清理機(jī)制。比如每周或每月，在勾選認(rèn)證前，先導(dǎo)出全量發(fā)票數(shù)據(jù)，與各部門核對消費(fèi)信息，篩選出疑似個(gè)人的發(fā)票，將其放在一邊不予處理。

  • 利用勾選平臺(tái)的“不勾選”功能。對于確認(rèn)是個(gè)人消費(fèi)的發(fā)票，在勾選時(shí)忽略它，讓它一直留在“未勾選”狀態(tài)即可。時(shí)間長了，這些發(fā)票會(huì)形成“滯留票”，雖然可能引起稅務(wù)局詢問，但只要公司能解釋清楚是員工個(gè)人行為且未抵扣入賬，并提供內(nèi)部管理記錄，風(fēng)險(xiǎn)是可控的。

• 善用勾選平臺(tái)功能：

  • 在勾選時(shí)，利用平臺(tái)的查詢功能，根據(jù)開票日期、銷方名稱、金額等關(guān)鍵信息進(jìn)行排序和篩選，快速定位可疑發(fā)票（如開票方為百貨商場、服裝店、非合作餐廳等）。